|
1
|
Trưởng Phòng TC-HC
|
Tham mưu cho Hiệu trưởng ra quyết định thành lập Ban tổ chức hội nghị trước khi diễn ra hội nghị 20 ngày
|
Quyết định thành lập Ban tổ chức
|
|
2
|
Chuyên viên P. TC-HC
|
Phát hành quyết định đến các cá nhân có liên quan sau khi có quyết định 1 ngày
|
Quyết định thành lập Ban tổ chức
|
|
3
|
Trưởng ban tổ chức
|
- Họp Ban tổ chức hội nghị trong vòng 5 ngàykể từ khi quyết định được ban hành
- Phân công Lập kế hoạch tổ chức (trước 14 ngày diễn ra hội nghị )
|
Biên bản họp ban tổ chức
|
|
4
|
BGH
|
- Duyệt kế hoạch tổ chức (trước 12 ngày diễn ra hội nghị )
|
Kế hoạch
Tổ chức
|
|
5
|
Trưởng ban tổ chức, Các thành viên được phân công
|
-Họp Ban tổ chức lần 1 triển khai kế hoạch đến các thành viên, đơn vị được phân công ( trước 10 ngày diễn ra hội nghị )
- Những công việc đột xuất xin ý kiến trực tiếp của Hiệu trưởng để thực hiện trong ngày
- Họp Ban tổ chức lần 2 trước khi diễn ra hội nghị 3 ngày để kiểm tra lại công tác chuẩn bị
|
- Kế hoạch đã được phê duyệt.
|
|
6
|
Nhân viên P. TC-HC
|
- Lập danh sách khách mời và In thư mời trình BGH ký ( trước khi diễn ra hội nghị 9 ngày)
- Phát hành thư mời (trước khi diễn ra hội nghị 7 ngày)
- Theo dõi phản hồi về thư mời đã phát hành (trước khi diễn ra hội nghị 2 ngày)
|
|
|
7
|
Nhân viên phòng QTTB-DA
|
- Chuẩn bị phòng, âm thanh, ánh sáng trước khi diễn ra hội nghị 1 ngày
|
|
|
8
|
Chuyên viên P.TC-HC phối hợp với các đơn vị chuyên môn
|
- Chuẩn bị hồ sơ tài liệu, trà nước, bảng tên vị trí chỗ ngồi trước khi diễn ra hội nghị 1 ngày
|
|
|
9
|
Trưởng ban tổ chức, Các thành viên được phân công
|
- Kiểm tra lại tất cả các công tác chuẩn bị ( trước 1 buổi diễn ra hội nghị)
|
|
|
10
|
- Nhân viên phụ trách lễ tân
|
Tiến hành hội nghị (trong ngày)
- Đón khách, lấy thông tin cung cấp cho người dẫn chương trình, hướng dẫn khách đến vị trí chỗ ngồi
- Phát hồ sơ, tài liệu phục vụ cho hội nghị
- Phục vụ trà nước cho khách mời
- Hỗ trợ công tác khen thưởng trên sân khấu ( nếu có)
|
Danh sách khách mời, Hồ sơ tài liệu
|
|
11
|
Nhân viên P. QTTB-DA
|
Tiến hành hội nghị (trong ngày)
- Trực âm thanh, ánh sáng
- Xử lý các tình huống phát sinh về cơ sở vật chất phục vụ hội nghị
|
|
|
12
|
Chuyên viên P.TC-HC
|
- Đặt tiệc mời khách (nếu có) trong ngày
|
|