Thực hiện Thông báo số 328/TB-ĐHKH ngày 02/6/2020 về việc hướng dẫn tổ chức Hội nghị sơ kết công tác vận hành Hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 của Hiệu trưởng trường Đại học Khánh Hoà, 15:30 ngày 13/6/2020, Khoa Lý luận cơ bản tổ chức Hội nghị sơ kết trực tuyến công tác vận hành HTQLCL nhằm đánh giá toàn diện công tác vận hành HTQLCL năm 2019, những vấn đề tồn tại, kinh nghiệm từ thực tế công tác chỉ đạo, điều hành; Hội nghị cũng đề ra một số nhiệm vụ trọng tâm công tác vận hành HTQLCL năm 2020.

Tại Hội nghị, cán bộ, giảng viên Khoa LLCB trao đổi, thảo luận các nội dung: Công tác triển khai chính sách chất lượng đến toàn thể các thành viên trong đơn vị; xây dựng, rà soát mục tiêu chất lượng; phân công nhiệm vụ và mô tả công việc; sổ theo dõi văn bản đi – đến; thực hiện nhận diện rủi ro - cơ hội và xác nhận cách thức phòng ngừa rủi ro hoặc tận dụng cơ hội; theo dõi mức độ hài lòng của các bên liên quan (cán bộ, giảng viên, nhân viên, sinh viên, lãnh đạo, các đối tác,…) và sử dụng kết quả theo dõi nhằm áp dụng vào công tác để bảo đảm các nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan được đáp ứng; phân tích và đánh giá dữ liệu thích hợp và thông tin từ việc theo dõi và đo lường và sử dụng các kết quả phân tích có được để đánh giá lại sự phù hợp của quy trình/ quy định, nâng cao mức độ hài lòng của các bên liên quan, hiệu lực của các chương trình, chính sách, giải quyết được rủi ro hoặc tận dụng các cơ hội hoặc cung cấp nội dung cho việc cải tiến; khi xảy ra sự không phù hợp: nhận định nguyên nhân, thực hiện hành động khắc phục, xử lý các hậu quả, phân tích và thực hiện ngăn ngừa sự tái diễn. Cập nhật các rủi ro và cơ hội đã được xác định trong quá trình phân tích sự không phù hợp; đánh giá quá trình vận hành các quy trình của khoa; công tác lưu trữ hồ sơ: thực hiện lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh việc vận hành HTQLCL; những hạn chế, nguyên nhân của các vấn đề khó khăn, bất cập trong quá trình vận hành HTQLCL tại đơn vị.

Từ trao đổi, thảo luận các nội dung trên, một số ý kiến đề xuất của Khoa đối với Nhà trường đã được đưa ra:

Thứ nhất, đối với hệ thống quản lý chất lượng của Khoa:

- Nhắc lại Chính sách chất lượng cho các thành viên hiểu và cam kết thực hiện đầy đủ trách nhiệm cá nhân, đơn vị;

- Khắc phục toàn bộ các điểm không phù hợp được phát hiện qua đánh giá nội bộ và công tác tự kiểm tra của đơn vị;

- Thực hiện xây dựng, cập nhật và công bố mục tiêu chất lượng năm học, định kỳ tổ chức kiểm tra, đánh giá việc thực hiện mục tiêu chất lượng của đơn vị, kịp thời điều chỉnh, bổ sung nếu cần thiết;

- Quy trình kiểm soát cơ hội, rủi ro (lược bỏ một số biểu mẫu không liên quan do Khoa không có chức năng, nhiệm vụ như: văn bản bổ nhiệm, bổ nhiệm lại);

- Quy trình mô tả công việc của tổ trưởng, phó khoa (điều chỉnh tên, thời gian tiến hành một số bước);

- Bổ sung thêm 02 quy trình:

+ QT Kiểm tổ chức Hội thảo khoa học, Hội nghị báo cáo chuyên đề

+ QT Kiểm tổ chức báo cáo chuyên đề khoa học cấp tổ.

Thứ hai, đối với hệ thống quản lý chất lượng của Nhà trường:

- Tăng cường công tác truyền thông về Chính sách chất lượng bằng các hình thức, phương pháp, phương tiện trực quan: Trang thông tin điện tử, Bảng biểu trong khuôn viên trường, phòng làm việc các đơn vị;

- Hàng năm tổ chức tổng kết, đánh giá việc thực hiện Chính sách chất lượng của từng đơn vị và của Lãnh đạo trường với những nội dung đã cam kết trong Chính sách chất lượng;

- Tổ chức tập huấn cho CBGV từ cấp tổ trưởng trở lên về công tác HTQLCL của Trường, của Khoa và của đơn vị mình phụ trách. Đảm bảo những CBGV được tập huấn có thể hiểu, nắm bắt và triển khai nội dung công việc cho thành viên trong đơn vị mình;

- Điều chỉnh lại các quy trình: Chỉ giữ lại, bổ sung thêm một số quy trình theo yêu cầu của công tác bảo đảm chất lượng; các quy trình thuộc về thủ tục hành chính nhưng không phục vụ công tác bảo đảm chất lượng chỉ ban hành quyết định Công bố thủ tục hành chính (do phòng Tổ chức – Hành chính phụ trách), tránh trường hợp, một công việc cụ thể do nhiều đơn vị đầu mối triển khai, kiểm tra, giám sát;

- Cụ thể hóa và quan tâm hơn đến tính giờ lao động cho CBGV phụ trách và chịu trách nhiệm trong công tác xây dựng HTQLCL của các đơn vị.

TS. Trần Thị Yên Ninh